Bent u net als veel andere boeren bezig met de laatste loodjes van 2018? Dat betekent dat je binnenkort het nieuwe boekjaar ingaat. Een nieuw jaar betekent tevens een overgang voor de administratie. De jaarafsluiting is belangrijk om het jaar goed af te sluiten, maar ook om het komende jaar goed te beginnen.
Waar moet je nou precies op letten bij de administratieve jaarafsluiting? Wij hebben hieronder een aantal belangrijke punten en tips op een rijtje gezet.
1. Print de administratie
Tegenwoordig is het gemakkelijk om je complete administratie digitaal te doen. Echter, er zijn veel mensen die graag alle facturen printen en het gemakkelijker vinden om fysieke facturen te hebben. Ben jij zo iemand? Zorg dan dat je in ieder geval genoeg inkt cartridges en een werkende printer hebt.
2. Vaste afschrijvingen
Agrarische bedrijven hebben, net als andere ondernemers, te maken met incidentele facturen en vaste facturen. Deze vaste facturen komen iedere maand of ieder kwartaal terug. Denk hierbij aan verzekeringen, energie, telefoon en huur.
Die facturen komen veel voor in de administratie, waardoor ze makkelijk uit het oog te verliezen zijn. Check daarom altijd of je alle facturen hebt van de vaste afschrijvingen. Controleer daarbij of je de 12 maandfacturen en de 4 kwartaalfacturen hebt van de terugkerende afschrijvingen.
3. Missende in- en verkoopfacturen
Veelal worden de verkoopfacturen automatisch digitaal verwerkt in de administratie. Missende verkoopfacturen komen dan ook niet zo vaak meer voor. Mocht dit wel zo zijn? Dan zul je op zoek moeten gaan naar die missende facturen.
De inkoopfacturen worden sneller vergeten en ontbreken dan ook vaker in de administratie. Het kan zijn dat je bepaalde facturen niet hebt verwerkt in je administratie en dat je ze voor de jaarafrekening dus moet zoeken.
4. Debiteuren en crediteuren
Het is ook aan te raden om aan het einde van het jaar de balans van alle crediteuren en debiteuren op te maken. Klopt iets niet? Neem dan direct contact op met de partijen voor verduidelijking. Zo weet je precies waar je op moet letten en of je crediteuren- en debiteurenbeheer op orde is.
5. Boekjaar afsluiten en blokkeren
Heb je het jaar afgerond? Dan kun je het afsluiten in de administratie. Vergeet daarbij ook niet om de periode tot en met het afgelopen jaar te blokkeren in de boekhouding. Dit zorgt ervoor dat je niet per ongeluk facturen verwerkt in het afgesloten boekjaar.
6. Aftrekposten en regelingen
Als ondernemer heb je recht op diverse interessante aftrekposten. Als je de administratie voor een groot deel zelf doet, is het belangrijk om op de hoogte te zijn van deze aftrekposten. Deze kunnen namelijk een groot voordeel betekenen. Veel gebruikte aftrekposten zijn: zelfstandigenaftrek, startersaftrek en de investeringsaftrek (KIA). Naast de aftrekposten zijn er ook nog andere regelingen waar je naar kunt kijken.
Wij adviseren de ondernemers in de agrarische branche altijd om een afspraak te maken met een boekhouder of accountant bij het maken van de jaarrekening. Hij of zij is op de hoogte van alle aftrekposten en regelingen en weet precies hoe het maken van een jaarafrekening werkt. Een goede accountant of boekhouder zorgt voor een zodoende besparing dat de kosten terugverdiend worden.